大家都會開周會嗎？很多公司都有周會，大家是怎么開周會的？是流水賬式？一言堂式？還是暢聊模式？
筆者輔導過很多家不同類型的公司，也參與了不同企業(yè)不同級別人員的周會，但大多數時候會發(fā)現，大部分員工其實很討厭開周會。
為什么呢？我相信，你一定見過這樣的周會場景：
各級管理者坐在一張長長的會議桌前，各負責人輪流按照自己準備好的PPT，都把自己部門上周做了什么，下周打算做什么詳細地匯報一遍。
這時你會發(fā)現會議室里也只有最高管理者一個人在認真聽匯報，一旦發(fā)現問題，就展開問答模式，一來一往10分20分鐘就過去。沒有被提問的人很有可能注意力已經不在會場了，而被提問到的人，也加入到了質詢回復中，時間一再被延長......
像這樣的例會，多人的管理團隊二三個小時是跑不掉了，所以留給大家對周會的印象就是“浪費時間”，會議變成了負擔和任務，大家都忘記了開會的目的和意義了。
那么，如何開好很簡單卻又很難開好的周例會呢？
開好周例會其實是有方法的，今天筆者就給大家介紹一個模型——PATIO模型
PATIO模型釋義：
P——目的（Purpose）
A——議程（Agenda）
T——時間（Timed）
I——信息（Information）
O——結果（Outcomes）
1. 會議的目的（Purpose）
會議一定要有目的，而且這個目的應該具體。不僅僅是周會，所有會議都應該有明確的目標。
大家有沒有想過開周例會的目的是什么？
2. 議程（Agenda）
會議都有一個議程，例會的議程相對固定，可以提高效率。
3. 時間（Timed）
這里注意兩個時間，一個是周例會時間相對也固定下來，比如在每周幾，另一個是會議時長的時間點，如xx:00-xx:00，通常控制在1個小時內基本就可以了，超過1個小時的周會多數效率都不高。
如果遇到專項問題，可以再開專項會，不必要占用周會中其他不涉及此問題人員的時間。
4. 信息（Information）
其實就是會議的內容。會議內容應聚焦在計劃結果上，差異問題上，不要讀流水賬，浪費大家時間，也不要天馬行空偏離會議主題。
5. 結果（Outcomes）
會議要有結果，并不僅僅指會議紀要，而是指會議上發(fā)出的指令任務，行動計劃等，針對這些指令工作，如何落實？
一定要明確目標和評價標準是什么？誰負責？誰來檢查？完成日期是何時？需要什么資源保障等，一個高效的會議，都蘊含著PDCA的管理過程。
會議流程的邏輯
會議不只是達成共識和解決問題的，也是一種團隊建設的過程。
會議流程標準化
A）提前通知會議主題和議程，使相關人員提前做好準備，提高在會議中的積極性和參與度；
B）進行時間把控和目標提醒，避免跑題、會議時間偏長，且效果一般的現象；
C）通過新的工作安排&指令發(fā)布，確保指令的分工明確、及時追蹤更新、提升任務計劃的合理性；
D）進行人員分工，形成過程資產，并將會議決議書面化和傳播，提高會議的有效性；
E）提高會議運營人員的運營能力。
你一定聽過一句經典的口號：“會而議、議必決、決必行、行必果”，高效的周會組織召開，也是管理者必修的一堂課，歡迎大家一起交流學習！
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