什么才是執(zhí)行力體系下的時(shí)間管理？——新易咨詢

　　眾所周知，時(shí)間管理在比較流行的學(xué)術(shù)界分類，大概分成四個(gè)階段。即：

　　1、任務(wù)清單和備忘錄

　　這個(gè)做法相當(dāng)于手機(jī)里的提醒與備忘。完成一個(gè)就勾掉一個(gè)。面對(duì)紛繁復(fù)雜的工作流與任務(wù)流，這不失為一個(gè)大的超越和進(jìn)步。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)你去超市買東西，有無(wú)清單完成的效率是不一樣的，這個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)沖的是”忘記”的成本。

　　2、根據(jù)時(shí)間段來(lái)安排工作

　　相當(dāng)于手機(jī)里的日歷（日程安排），或者outlook的日程，如果你還記得并在使用的話。這個(gè)方法簡(jiǎn)稱為行事歷。從效能的角度，的確可以通過日程的角度把全天的時(shí)間切塊，留出預(yù)留時(shí)間以后，會(huì)使得當(dāng)天完成的事情變多，可以減少拖延以及無(wú)意識(shí)的浪費(fèi)。這個(gè)對(duì)沖的是無(wú)意識(shí)浪費(fèi)時(shí)間的成本（譬如可以按時(shí)終結(jié)那些可有可無(wú)的延長(zhǎng)談話或者會(huì)議）。

　　3、根據(jù)重要緊急象限劃分，即優(yōu)先順序

　　這個(gè)是比較常見的關(guān)于時(shí)間管理的課題。永遠(yuǎn)去做重要不緊急的事情，就可以規(guī)避很多問題。若規(guī)劃明確，人際關(guān)系也會(huì)得以改善，而不是忙于救火，常常自責(zé)。這個(gè)對(duì)沖的是單位時(shí)間產(chǎn)出效能的成本。

　　4、帕累托原則，即常說(shuō)的“二八原理”

　　以重要性、價(jià)值為導(dǎo)向。嘗試在最高效的時(shí)間段里做最有價(jià)值的事情。例如在容易犯困的時(shí)間段里，就不大適合做特別重要的事情，而精力充沛的那個(gè)時(shí)間段，就不能浪費(fèi)掉。從這里做引申，瑞典的諾特伯格寫了《番茄工作法》，講的是如何在一個(gè)不可分割的25分鐘時(shí)間里全力以赴做一件事情?？纯匆惶炷軋?jiān)持幾個(gè)完整的番茄時(shí)鐘。這個(gè)一方面是自我訓(xùn)練，另一方面則是結(jié)合了帕累托原則的上文中第二階段時(shí)間管理里提到的行事歷方法的升級(jí)版。

　　如上四個(gè)階段的時(shí)間管理，都是前人非常好的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，如果按照這個(gè)階段進(jìn)行個(gè)人的訓(xùn)練，毫無(wú)疑問，效能會(huì)有極大的提高。說(shuō)完這個(gè)以后大家也許會(huì)注意到，簡(jiǎn)單的日?qǐng)?bào)表與周報(bào)表，其實(shí)并不是很簡(jiǎn)單的形式。在日常管理中，很多企業(yè)采取日?qǐng)?bào)與周報(bào)的形式，大部分寫到最后，從上到下連堅(jiān)持的心都丟掉了。而這個(gè)本質(zhì)上是時(shí)間管理的基礎(chǔ)沒有打好，把表格流于形式，并不能結(jié)合好業(yè)績(jī)與效能，變成了“兩張皮”的應(yīng)付式表格了。其實(shí)日?qǐng)?bào)本身就是時(shí)間管理水平的體現(xiàn)。周報(bào)就是“有效時(shí)間”的管理水平的體現(xiàn)。

　　實(shí)際上在執(zhí)行力的體系下，時(shí)間管理的水平直接影響到組織的效能。而在你認(rèn)為時(shí)間管理的理論很對(duì)的情況下，在實(shí)際實(shí)施中卻又有很多的阻力。由此，我們更愿意說(shuō)是”個(gè)人管理”，而不僅僅是”時(shí)間管理”。對(duì)于如何更好地實(shí)施，筆者有幾個(gè)建議：

　　1、 按照時(shí)間管理的四個(gè)階段的分類。第一與第二是直接可操作的，凡事記錄下來(lái)。凡事大塊時(shí)間分解開來(lái)定義清楚，不要浪費(fèi)就好了，訓(xùn)練三個(gè)禮拜，差不多就初有成效。第三和第四階段，則需要與組織一起探討何為重要、何為不重要緊急的分類，在這個(gè)基礎(chǔ)之上做時(shí)間的有效分配。與此同時(shí)，還需要足夠的自律，為了重要的事情，需要足夠的”尊重”時(shí)間，而不是淡漠地浪費(fèi)。

　　2、 個(gè)人管理里關(guān)于時(shí)間的關(guān)鍵詞，有兩個(gè)，一個(gè)叫 Timing，一個(gè)叫 Milestone。凡事設(shè)定完成時(shí)間，要比順延地去做效率高幾十倍。即在以終為始的原則下進(jìn)行勤奮努力，而不是在勤奮努力下”全力以赴”地去做。盡管這句話沒有太大的問題，但絕對(duì)不屬于時(shí)間的科學(xué)管理原則。

　　關(guān)于Milestone則是里程碑。在第二個(gè)階段的行事歷時(shí)間管理法則里提到的按照每天幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間分開，像學(xué)校上課一樣幾點(diǎn)到幾點(diǎn)上什么課，排滿行事日程，這樣就稍微有一點(diǎn)milestone的味道了，我們把這個(gè)稱之為”節(jié)點(diǎn)”。節(jié)點(diǎn)的意思對(duì)于個(gè)人是自我激勵(lì)，對(duì)于組織是糾偏。Timing是什么呢？就是反應(yīng)在日?qǐng)?bào)中的時(shí)間效率。Milestone呢？就是在周報(bào)里關(guān)于一個(gè)大項(xiàng)目的節(jié)點(diǎn)分配。而這兩項(xiàng)，需要做好的話，都是需要花時(shí)間訓(xùn)練的。

　　3、 消除碎片化。

　　碎片化時(shí)間的利用法則和方法有很多。譬如有管理學(xué)專家會(huì)建議你在公共汽車上聽英語(yǔ)，在地鐵上看書等等。這的確是“利用”好碎片時(shí)間的非常好的方法，把不重要的時(shí)間利用起來(lái)提升自己。但我想說(shuō)的是“消除”碎片化而不是“利用”碎片化，盡管后者看起來(lái)更加的積極。譬如在番茄工作法里，提到的目標(biāo)是一天之內(nèi)盡可能多的完成多個(gè)“番茄時(shí)鐘”（完整的25分鐘，不被任何事情打擾，一經(jīng)打擾就必須從頭做起）。

　　可在實(shí)際的工作當(dāng)中，就需要領(lǐng)導(dǎo)者給予這個(gè)“時(shí)間和空間”，抱著“不擾民”的心態(tài)去工作。否則你再好的時(shí)間管理，也會(huì)被“領(lǐng)導(dǎo)者”的隨意安排而打散，在這個(gè)信息傳播無(wú)任何技術(shù)限制時(shí)代，時(shí)間管理更加無(wú)從談起了。而這一點(diǎn)是很多管理者忽視的，因?yàn)樗麄冏约壕褪撬槠瑫r(shí)間的制造者。其實(shí)做好目標(biāo)與節(jié)點(diǎn)，就可以消除很多的碎片時(shí)間。

　　綜上我們給到的建議是，組織與個(gè)人按照自己的實(shí)際情況去找到自己的階段，再做改善的計(jì)劃。這不僅僅是一個(gè)建議，而是時(shí)代的迫切。一切不以追求高效能為目的的管理，都是赤裸裸的耍流氓——對(duì)你的客戶價(jià)值耍流氓。過了第二階段以后，就需要更多的時(shí)間去思考與訓(xùn)練，如何將任務(wù)流科學(xué)的分配，而不是盲目地“聽指令辦事”。

　　所以執(zhí)行力不是一個(gè)知識(shí)話題，不存在“學(xué)得會(huì)”“學(xué)不會(huì)”的問題，而是不斷用科學(xué)的思想武裝自己，不斷用實(shí)踐的行為改善自己與組織的過程。