隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)張,部門分立,分工協(xié)作成為企業(yè)管理的主流理念,由此也產(chǎn)生了“跨部門溝通”的重要議題。有效的跨部門溝通可以顯著提升企業(yè)運(yùn)營效率,同時(shí)也有助于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作,減少?zèng)_突和誤解。
然而,由于各部門職責(zé)、目標(biāo)、工作方式等方面的差異,跨部門溝通往往面臨諸多挑戰(zhàn),如不能有效應(yīng)對(duì)處理,便容易誘發(fā)各部門各自為政的“部門墻”,反而適得其反。
因此掌握有效的跨部門溝通技巧和方法,從而正確應(yīng)對(duì)跨部門溝通中的挑戰(zhàn),解決其中的問題顯得至關(guān)重要。
1、明確部門分工
跨部門溝通的前提是部門分工的明確。在跨部門溝通中最常見的問題在于“推諉扯皮”,究其本因,無外乎權(quán)責(zé)界定不清晰下雙方的不愿干和不想干。
而這種“不愿不想”多在于沒有清晰的權(quán)責(zé)界定,當(dāng)下次同樣的協(xié)調(diào)工作進(jìn)行時(shí),工作責(zé)任歸屬往往根據(jù)過往歷史由經(jīng)驗(yàn)判定下的認(rèn)知,也就是所謂的“這活只要做了,以后就是自己的了”。
雙方為了避免不在職責(zé)范圍內(nèi)工作責(zé)任的劃分,極易出現(xiàn)“推諉扯皮”,因此對(duì)于管理者而言,部門分工的指導(dǎo)性意見有利于跨部門工作模糊區(qū)域的清晰化,從而避免跨部門的“推諉扯皮”。
但值得注意,在企業(yè)實(shí)際管理的過程中,一方面由于當(dāng)今商業(yè)環(huán)境始終處于動(dòng)態(tài)、互聯(lián)狀態(tài),不是所有的工作都及時(shí)能在部門分工層面得以明確和劃分;另一方面,很多事情也不是非黑即白,也會(huì)出現(xiàn)在邏輯判定上A部門做可以,但由B部門負(fù)責(zé)也說得通,如果硬要分個(gè)是非黑白。那么管理成本太大,便有些得不償失了。
2、錨定溝通目標(biāo)
先有目標(biāo),才有方向,明確溝通目標(biāo)是跨部門溝通的基礎(chǔ)。在開始溝通之前,雙方應(yīng)對(duì)溝通的目的、內(nèi)容和預(yù)期結(jié)果達(dá)成共識(shí)。這有助于確保溝通的針對(duì)性和效率,避免偏離主題或浪費(fèi)時(shí)間,并且有助于更好地理解對(duì)方的需求和立場(chǎng),實(shí)現(xiàn)共識(shí)的達(dá)成。
同樣需要注意的是,尊重和理解是建立良好跨部門關(guān)系的關(guān)鍵。每個(gè)部門都有自己的工作重點(diǎn)和職責(zé),在溝通時(shí)應(yīng)充分尊重對(duì)方的立場(chǎng)和需求。避免以自我為中心,盡可能站在對(duì)方的角度思考問題,以溝通的目的為導(dǎo)向。通過理解對(duì)方的關(guān)注點(diǎn),有意識(shí)地將工作計(jì)劃、安排、方案與溝通目標(biāo)、對(duì)方的關(guān)注點(diǎn)相關(guān)聯(lián),進(jìn)而更好地協(xié)調(diào)資源和解決問題,促進(jìn)團(tuán)隊(duì)之間的合作。
另外,在跨部門溝通中,難免會(huì)遇到不同意見和沖突。此時(shí),雙方應(yīng)保持開放心態(tài),立足工作目標(biāo),勇于表達(dá)自己的觀點(diǎn)和建議。同時(shí),應(yīng)遵循誠實(shí)原則,不隱瞞或歪曲事實(shí)。通過開放和誠實(shí)地溝通,推進(jìn)沖突化解和意見共識(shí),增進(jìn)團(tuán)隊(duì)之間的信任。
3、選擇合適的方式與時(shí)機(jī)
選擇合適的溝通方式和時(shí)機(jī)同樣重要。不同的溝通方式(如面對(duì)面會(huì)議、電話、電子郵件等)適用于不同的情境和需求。根據(jù)實(shí)際情況選擇最合適的溝通方式,可以確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。
同時(shí),在溝通時(shí)機(jī)的選擇上也需要留意,避免在對(duì)方忙碌或情緒不佳時(shí)進(jìn)行重要溝通,以免影響溝通效果。
4、持續(xù)跟進(jìn)溝通結(jié)果
持續(xù)跟進(jìn)是確??绮块T溝通成果的重要步驟。一次有效的溝通并不意味著問題已經(jīng)解決,持續(xù)地跟進(jìn)和落實(shí)是關(guān)鍵。
在溝通過后,雙方應(yīng)明確責(zé)任分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn),確保所達(dá)成的共識(shí)得到有效執(zhí)行。對(duì)于未能解決的問題,應(yīng)及時(shí)反饋并尋求進(jìn)一步的支持和協(xié)調(diào)。同時(shí),定期對(duì)跨部門溝通的效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié),不斷優(yōu)化溝通機(jī)制和提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作水平。
5、建設(shè)開放的溝通文化
文化作為組織內(nèi)部的軟環(huán)境,也在影響著跨部門之間的溝通路徑及其實(shí)施效果。
通過制度建設(shè)、文化宣導(dǎo),建立以目標(biāo)與價(jià)值為導(dǎo)向,勇于承擔(dān),開放包容的文化氛圍有利于跨部門溝通的高效推進(jìn),同時(shí)也能夠更好地提升團(tuán)隊(duì)的整體凝聚力,實(shí)現(xiàn)同心同力。
總之,跨部門溝通是現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營中不可或缺的一環(huán)。通過明確部門分工、錨定溝通目標(biāo)、選擇合適的方式和時(shí)機(jī)以及持續(xù)跟進(jìn)落實(shí)等技巧和方法,建設(shè)開放的溝通文化,可以有效地提高跨部門溝通的效果,促進(jìn)團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作與合作。
在實(shí)際工作中,根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)和具體情況靈活運(yùn)用這些技巧和方法,不斷優(yōu)化和完善跨部門溝通機(jī)制,對(duì)于提高企業(yè)運(yùn)營效率和競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。