企業(yè)每周應(yīng)該有幾個“無會日”？

甚至在疫情爆發(fā)前，71%的管理者認為會議成本高、效率低。由于我國很多企業(yè)公司發(fā)展已經(jīng)轉(zhuǎn)向遠程及混合教學(xué)工作管理模式，為了彌補人際互動上的不便，開會的頻率和時長都不斷攀升。

今天的知識工作者通?；ㄙM超過85% 的時間在會議上，研究表明，這對人們的心理，身體和心理健康有負面影響。

雖說構(gòu)建社會信任和打造一個團隊凝聚力都有賴于高質(zhì)量的頻繁進行互動，但開會已不再是達成這個研究目的的最好發(fā)展方式。

一、評估“無會日”的影響

據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)在50多個國家擁有一千多名員工和業(yè)務(wù)的76家公司。這些企業(yè)公司在過去一年里，每周工作都會進行安排一至五個“無會日”。

此外，還有被采訪的各個公司的各級經(jīng)理和人力資源總監(jiān)，以了解管理層對實施這一舉措的看法；研究了會議量減少前后員工壓力水平的對比數(shù)據(jù)。利用脈沖調(diào)查，本文評估了這一措施對工作效率、合作水平和敬業(yè)度的后續(xù)影響。

在進行研究的公司中，有近一半因推行學(xué)生每周工作兩天“無會日”而減少了40％的會議。其他人甚至更進一步: 35% 的人一周有三次不開會，11% 的人有四次，7% 的人一起取消所有會議。

如下表所示，引入“無會日”的后續(xù)發(fā)展影響企業(yè)相當具有深遠。每周一個“無會議日”，員工的自主性、溝通水平、專業(yè)性、滿意度都得到了提高，微觀管理減少，壓力水平降低，工作效率提高。

如果一個會議量減掉40％（相當于每周有兩天不開會），我們可以發(fā)現(xiàn)，工作學(xué)習(xí)效率會提高71％，因為企業(yè)員工發(fā)展感到對工作人員更有掌控感和自主權(quán)。

他們可以創(chuàng)建自己的待辦事項列表，并對其負責，而不是預(yù)先確定的時間表。因此，員工工作滿意度水平提高了52％。

雖然看起來有違直覺，但研究得出的結(jié)論是，過多的會議不利于有效合作，還會干擾員工的高效工作時間，打斷人們的思維。因此，會議量削減60％，令協(xié)作發(fā)展水平提升了55％。

員工用更有效的一對一接觸取代了會議，他們有自己的溝通節(jié)奏，并經(jīng)常使用項目管理工具來促進溝通。如此一來，壓力的風險降低了57％，員工的心理、生理和精神生活健康發(fā)展水平以及由此可以提升。

對于那些一周四天不開會的公司，發(fā)現(xiàn)微觀管理的可能性降低了74%。人們開始覺得我們自己受重視、被信任，敬業(yè)度提高了44％，于是他們更加努力地為公司管理工作。

每周四天不開會可以提高65% 的溝通清晰度，從而顯著提高工作效率。

同事間的誤解也少了企業(yè)很多。人們會快速瀏覽以前的寬松聊天記錄或項目大綱，以查看任務(wù)或請求。諸如“我以為你和我自己說的是??”或“我還以為??”這種話，也很少甚至有人再說了。

盡管很多數(shù)據(jù)表明，由于這些好處，推行無附加條件的政策是有道理的，但報酬遞減法則也可能有一些意外后果。因此，管理者還需要進行了解，怎樣做才適合企業(yè)自身的獨特發(fā)展情況，最大能力限度地收獲無會策略的好處。

當會議次數(shù)減少60%時，無會議期的效益達到峰值。如果工作會議量繼續(xù)進行減少，收益會下降。比如所有會議全部取消，滿意度、工作效率、參與度、協(xié)作度都會下降。

因此，得出的結(jié)論是，“無會日”的最佳天數(shù)是三天，也就是學(xué)生每周一個可以有兩天沒有時間進行開會。開會有兩個原因：一是保持社交聯(lián)系，二是管理每周日程。

會議通過提供了社交發(fā)展機會。不開會的那幾天，等于取消了彼此聯(lián)絡(luò)的機會——盡管工作會議并不是一個充滿活力的人類社會交流學(xué)習(xí)方式。在遠程工作環(huán)境中，社會隔離的風險很高。

因此，管理者必須刻意創(chuàng)造出了一些網(wǎng)絡(luò)社交機會。沒有議程的非正式會議可以有效滿足人們的社交需求。

二、實施“無會日”舉措

如果你打算推行“無會日”政策，或?qū)ΜF(xiàn)有相關(guān)政策發(fā)展做出相應(yīng)調(diào)整，可以及時采取以下做法。

1. 與你的團隊保持溝通

首先，在改變現(xiàn)有會議慣例之前征求反饋意見。為此，你可以進行宣講“無會日”背后的前提和邏輯。

那些需要跨部門合作的項目可能會提出異議。因此，對于企業(yè)推行這項會影響我們所有人每周日程的政策，要給出這樣一個非常清楚且令人信服的理由。

2. 鼓勵非正式交流

人類是講故事的高手，所以要允許企業(yè)員工們做自己。我們的研究發(fā)現(xiàn)，在內(nèi)部交流平臺上分享和討論熱門話題、時事、體育賽事、名人新聞、假期計劃甚至表情包是有益的。

員工把這種非正式溝通交流看成是自我的延伸，也認為自己工作生活環(huán)境問題應(yīng)該允許他們進行表達更完整的自我。當公司里的每個人都能暢所欲言的時候，繁文縟節(jié)就可以解除了。

3. 實行更有效的會議規(guī)則

首先在做出自己這樣的轉(zhuǎn)變時，公司發(fā)展面臨的主要問題挑戰(zhàn)是找到一種新的、有條不紊的協(xié)作學(xué)習(xí)方式?；氐脚f的模式很容易，所以建立一些基本規(guī)則來幫助員工適應(yīng)新的實踐。

要確保學(xué)生每次工作會議都有一個明確的議程和預(yù)期的成果。沒有這兩點，會議可能還沒有完全搞清楚為什么要召開。其實發(fā)一封郵件可能就夠了。

其次鼓勵你的團隊取消浪費我們大家學(xué)習(xí)時間的會議。對于什么是有價值的，什么是不必要的，聰明一點可以幫助你從你的日程表中得到更多。

每次開完會，都要發(fā)送一個清晰的要點總結(jié)：記錄工作會議要點、議題和基本完成任務(wù)，這樣學(xué)生可以讓團隊成員擔負起社會責任，并且能夠避免重復(fù)討論那些發(fā)展已經(jīng)討論過的問題。

最后，無日期政策既有利于有效合作，又能防止全職工作的中斷。我們應(yīng)該看到，員工進行真切地歡迎使用這種經(jīng)濟政策，因為這可以讓他們有上乘的表現(xiàn)，不被打亂節(jié)奏。

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