企業(yè)里各種會(huì)議不可避免，會(huì)議的目的就是找出問題、解決問題、達(dá)成共識，包括觀點(diǎn)一致、理解、資源分配、項(xiàng)目立項(xiàng)、權(quán)力部署、工作推進(jìn)等等，如果讓會(huì)議具備活力，將會(huì)對團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作效率及人員狀態(tài)產(chǎn)生莫大的好處。但多數(shù)情況下，職場人參與的會(huì)議都令人厭煩，過程感覺到無聊至極。節(jié)奏緩慢、內(nèi)容發(fā)散、毫無結(jié)論、令人沮喪、浪費(fèi)時(shí)間等等。員工們厭煩占據(jù)他們許多時(shí)間又毫無意義的會(huì)議，畢竟他們身上還有很多事情，還有KPI，無效的會(huì)議只會(huì)加重他們的負(fù)擔(dān)。
如何召開不令人討厭的會(huì)議呢？關(guān)鍵在于會(huì)議的組織者，他必須懂得促進(jìn)會(huì)議的方法，讓參會(huì)人付出的時(shí)間不會(huì)浪費(fèi)，以下有三種方法建議希望能幫助到你：
1、站出來結(jié)束無序的討論
有一些需要各方給予意見的會(huì)議，在會(huì)議上會(huì)陷入爭論，并且作為旁觀者你會(huì)看到他們爭論都不在一個(gè)點(diǎn)子上。即使會(huì)議室里有電子白板，也盡是畫滿了潦草而相互沖突的圖和文字，只有寫的人自己知道是什么，其他人都沉浸在自己的意見中?？雌饋矸諊钴S，實(shí)則完全無法達(dá)成一致意見。
這個(gè)時(shí)候，需要會(huì)議的組織者站出來（以前我分享過會(huì)議最好要有高一級別的人參加，才會(huì)易于做出決策），將剛才大家討論的問題和觀點(diǎn)逐一列出來，把明顯不屬于議題的建議刪掉，給大家看到這樣的架構(gòu)，問每個(gè)人是否準(zhǔn)確表達(dá)了他們的意見，再開始一個(gè)接一個(gè)地解決問題。雖然還是會(huì)存在爭議，但就從無效走向聚焦，爭議變得有效。
會(huì)議的組織者一定要投入精力去幫助與會(huì)人員清晰架構(gòu)，去探索能走向認(rèn)同的議題，這需要他具備冷靜的旁觀者頭腦。
2、引導(dǎo)會(huì)議的節(jié)奏
很多時(shí)候，會(huì)議的主題和議程變成了擺設(shè)，雖然討論要有靈活性，讓參會(huì)人員能充分表達(dá)自己的意見，但很多時(shí)候人們的討論卻偏題跑到另外一邊去了，甚至還滔滔不絕地講著。
這個(gè)時(shí)候，作為會(huì)議的組織者應(yīng)該禮貌地打斷談話，提醒大家關(guān)注本次會(huì)議的議題和議程，要求他們暫時(shí)擱置“熱烈”的討論。當(dāng)然，如果偏離的話題非常有價(jià)值，那可以提議確定另外一個(gè)專題會(huì)議或者調(diào)整本次會(huì)議的議程。
在整個(gè)過程中，還需要關(guān)注參會(huì)人員的發(fā)言情況，有些人說得太多，而有些人一言不發(fā)，這時(shí)候就需要控制一下發(fā)言權(quán)，這也是在偏離話題時(shí)回到主題的好辦法。
3、確定真正參與的人
我們希望會(huì)議結(jié)束后，每個(gè)人是清晰且充滿活力的，而不是迷茫地走出會(huì)議室，每個(gè)參會(huì)人員都真的感到自己參與進(jìn)去了，而不是毫無責(zé)任地來旁聽，減少“混會(huì)議”的無效工作人員。
即使有專門的記錄人員，也需要注意是否把會(huì)議內(nèi)容完整地記錄下來，尤其是會(huì)議上作出決策的下一步行動(dòng)步驟及重點(diǎn)事項(xiàng)。有人說，會(huì)議記錄員是個(gè)有權(quán)力的職位，因?yàn)樗梢杂绊懯虑橛涗浀姆绞胶鸵獜?qiáng)調(diào)哪些方面。的確如此，所以會(huì)議的組織者更要對會(huì)議記錄進(jìn)行審視，你會(huì)發(fā)現(xiàn)很多重要的事情、關(guān)鍵語句會(huì)出現(xiàn)遺漏，對重要的會(huì)議最好配置一個(gè)錄音筆，否則會(huì)議和執(zhí)行會(huì)脫節(jié)。
如果沒有人積極地扮演會(huì)議促進(jìn)者這個(gè)角色，多數(shù)會(huì)議就會(huì)傾向于成為很無聊、令人沮喪的事情，所以團(tuán)隊(duì)成員們認(rèn)為“開會(huì)很令人討厭，要盡量避開”，其實(shí)真正問題不在于會(huì)議本身，而是會(huì)議該如何開，這才是關(guān)鍵。
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